Jak wskazywał wiceminister finansów Bartosz Baraszczuk, w środowisku testowym KSeF wystawiono już ponad 10 mln faktur. Papier potrzebny na ich wydrukowanie wymagałby ścięcia ponad 12 tys. drzew, zużycia 17 basenów olimpijskich wody oraz energii potrzebnej na ogrzanie 144 domów przez rok.
E-faktury mają duży wpływ na prowadzenie biznesu, a już od lipca 2024 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw. W wielu polskich firmach znacząco zmieni się więc sposób obiegu dokumentów. To ważny krok w digitalizacji procesów finansowych.
Krajowy System e-Faktur może wymusić na przedsiębiorstwach aktualizację wersji systemu ERP (Enterprise Resources Planning) lub systemu finansowo – księgowego, którego używają, lub jego zmianę w taki sposób, aby móc wystawiać elektroniczne faktury sprzedaży zgodne z wymogami. Zakres modyfikacji w dużej mierze będzie zależał od typu i wersji oprogramowania czy możliwości zintegrowania go z KSeF.
– Firmowy system finansowo - księgowy będzie musiał zawierać wszystkie dane wymagane przez wzór KSeF oraz informacje potrzebne do odbierania statusów dokumentów czy urzędowych poświadczeń odbioru (UPO). Bez numeru KSeF nie będzie możliwe wystawienie ewentualnej faktury korygującej. Dla wielu firm te wymogi i dostosowanie do nich firmowych procesów obiegu dokumentów mogą stanowić wyzwanie. Jednak to też krok do dalszej cyfryzacji przedsiębiorstwa i duża szansa na rozwój - wskazuje Katarzyna Lach-Depa, Senior Account Executive w firmie OpenText.
KSeF otwiera nowe możliwości biznesowe dla firm. Pozwala m.in. na optymalizację procesów biznesowych, obniżanie kosztów związanych z fakturowaniem oraz przyspieszenie procesu wysyłania faktur do kontrahentów i rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Dla pracowników to też mniejszy wysiłek administracyjny związany z zarządzaniem fakturami oraz pilnowaniem terminów płatności. Firma dzięki temu ma lepszy wgląd w bieżący stan wszystkich rozliczeń i może sprawniej monitorować zaległe rachunki czy otrzymane płatności.
– W perspektywie średnio- i długoterminowej faktury elektroniczne znacznie upraszczają też składanie deklaracji VAT, ponieważ duża jej część może być już wypełniana automatycznie i z wyprzedzeniem. W zależności od poziomu cyfryzacji konkretnej firmy e-faktury to też oszczędność czasu i miejsca. Dokumenty nie będą już musiały być fizycznie magazynowane, a dzięki dostępowi do chmury ze wszystkimi danymi różne działy firmy będą mogły łatwiej i szybciej wyszukiwać potrzebne informacje – dodaje ekspertka.
E-fakturowanie i digitalizacja danych w firmie może też pomagać w skalowaniu firmy na inne rynki i współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Jeżeli polska firma wystawia fakturę dla partnera z zagranicy, musi ją zarejestrować w systemie KSeF. Kontrahent nie ma jednak dostępu do tego systemu, dlatego trzeba dostarczyć mu dokument niezależnie, np. mailowo w pliku PDF lub przez system elektronicznej wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange). Wiele rozwiązań ERP umożliwia automatyczną wysyłkę faktury do zagranicznego kontrahenta gdy z KSeF wróci informacja statusowa, że dokument został przeprocesowany.
