Polska jest jednym z pierwszych krajów UE, które wprowadzą obowiązkowe e-fakturowanie. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duże przedsięwzięcie dla rządu. System zaprojektowano tak, aby był w stanie obsłużyć nawet do 100 milionów faktur dziennie. Ministerstwo Finansów musiało więc skrupulatnie przeanalizować, ile danych będzie wysyłanych i przechowywanych w KSeF, aby zapewnić odpowiednią infrastrukturę techniczną.
– Komisja Europejska dąży do cyfryzacji rozliczeń VAT m.in. poprzez przedstawienie projektu ViDA (VAT w Epoce Cyfrowej). Ma on na celu modernizację zasad sprawozdawczości podatku VAT i dostosowanie go do wyzwań charakterystycznych dla współczesnych czasów. Kraje wewnątrz Wspólnoty Europejskiej będą decydowały, czy takie rozwiązanie będą obowiązkowe. Proponowane zmiany mają wejść w życie w latach 2024-2028 r. Jednym z kluczowych elementów ViDA jest wprowadzenie cyfrowego fakturowania – mówi Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.
1 lipca 2024 r. Polska stanie się drugim krajem UE, który wdroży obowiązkowe e-fakturowanie dla działań B2B. W 2017 r. jako pierwsze zrobiły to Włochy.
Resort finansów zapewnia, że infrastruktura techniczna KSeF jest odpowiednio przystosowana do zakresu i skali przedsięwzięcia, jakim jest wprowadzanie obowiązkowego dostarczania cyfrowych dokumentów przez wszystkie firmy w kraju. System może obsłużyć nawet 100 mln faktur dziennie, co daje ponad 2 mld dokumentów w miesiącu. Na etapie projektowania uwzględnione zostały wymagania sprzętowe niezbędnych do przetwarzania i przechowywania e-faktur w KSeF. Dodatkowo obliczono potencjalny roczny ruch sieciowy związany z przesyłaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem faktur podatnikom i kontrahentom, uwzględniając kolejne lata użytkowania systemu.
- W przypadku e-faktur ciągłość wystawiania i przetwarzania dokumentów jest niezwykle ważna. Dlatego zarówno rządowy system KSeF jak i rozwiązania do e-fakturowania podatników powinny być stabilne i podlegać stałej kontroli specjalistów. Przepisy mogą się zmieniać, więc platformy IT powinny być dostosowywane na bieżąco.- Niewystawienie faktury przez KSeF lub wysyłka dokumentu w złym formacie może skutkować karą finansową dla firmy. Dlatego jednym z najważniejszych kroków, zwłaszcza dla przedsiębiorstw wystawiających setki dokumentów miesięcznie, jest dostosowanie się do wymogów KSeF poprzez zabezpieczenie poprawności formatu faktur oraz ciągłości ich dostarczania. Pozwala to też zapewnić terminową wysyłkę do kontrahentów. Niezbędne do tego może okazać się wdrożenie profesjonalnego rozwiązania do cyfrowego fakturowania – dodaje ekspert.
