1 czerwca 2025 r. wchodzi w życie nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nowe przepisy nie ograniczają się wyłącznie do pracodawców zatrudniających na podstawie umowy o pracę. Obejmują również firmy powierzające pracę cudzoziemcom na podstawie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia - pisze w komentarzu radca prawny Kinga Konopelko.
Nowelizacja, której celem jest uporządkowanie procedur i zwiększenie przejrzystości systemu legalizacji pracy, niesie ze sobą istotne zmiany w sposobie funkcjonowania wielu firm. Nowe obowiązki dokumentacyjne, elektronizacja komunikacji z urzędami oraz możliwe ograniczenia co do rodzaju zawieranych umów wymagają od przedsiębiorców pełnej gotowości organizacyjnej i bieżącego monitorowania aktów wykonawczych.
Elektronizacja procedur – obowiązek, nie opcja
Zgodnie z ustawą, wszelkie czynności związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę cudzoziemców mają odbywać się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dotyczy to m.in. składania wniosków, odbioru decyzji, wnoszenia odwołań oraz komunikacji z organami administracji.
Dokumenty złożone poza systemem nie będą rozpatrywane. Choć przewidziano przepisy przejściowe, brakuje jednoznacznych wskazówek, od kiedy obowiązek ten stanie się bezwzględny. Szczególne wątpliwości budzi fakt, że nawet chwilowa awaria systemu nie zwalnia firm z odpowiedzialności – zgłoszenie zdarzeń, takich jak zakończenie pracy czy jej niepodjęcie, należy złożyć najpóźniej w ciągu jednego dnia roboczego od usunięcia przeszkody, co oznacza, że to firma będzie musiała monitorować, czy awaria systemu została usunięta.
Zlecenia pod znakiem zapytania
Chociaż z finalnej wersji ustawy usunięto zapis o obligatoryjnym zatrudnianiu cudzoziemców na umowę o pracę, pozostawiono możliwość wprowadzenia ograniczeń co do formy powierzania pracy w drodze rozporządzenia. Może to oznaczać w przyszłości zakaz stosowania umów zlecenia w odniesieniu do wybranych zawodów lub sektorów.
Dla wielu firm korzystających z elastycznych form współpracy oznacza to konieczność uważnego śledzenia przepisów wykonawczych i szybkiego dostosowywania struktur kadrowych do ewentualnych zmian.
Test rynku pracy zniesiony, ale pojawiają się nowe bariery
Nowa ustawa znosi obowiązek uzyskiwania tzw. testu rynku pracy – czyli informacji starosty o braku krajowych kandydatów. W jego miejsce wprowadza jednak możliwość ustalania list zawodów, w których powierzanie pracy cudzoziemcom będzie zabronione.
Dodatkowo, wprowadzono podstawę prawną do ustanowienia limitów zezwoleń na pracę – zarówno na poziomie centralnym, jak i lokalnym. Limity mogą dotyczyć nie tylko zawodów czy regionów, ale także rodzaju umowy, na podstawie której powierzana jest praca.
Delegowanie i outsourcing w cieniu nowych przepisów
Nowa regulacja wprowadza możliwość odmowy wydania zezwolenia na pracę, jeżeli firma działa głównie w celu „ułatwiania wjazdu cudzoziemcom na terytorium RP”. Nieostro sformułowane kryterium może prowadzić do ograniczeń dla podmiotów świadczących legalne usługi w zakresie pośrednictwa pracy lub outsourcingu.
Z kolei delegowanie cudzoziemców z zagranicy będzie dopuszczalne jedynie wtedy, gdy wcześniej byli realnie zatrudnieni przez pracodawcę delegującego – co w praktyce rodzi trudności dowodowe i interpretacyjne.
Nowe obowiązki dokumentacyjne i finansowe konsekwencje
Ustawa nakłada szereg obowiązków na podmioty powierzające pracę cudzoziemcom. Należą do nich m.in.:
- obowiązek sporządzenia umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca,
- tłumaczenie przysięgłe na język polski, jeśli umowa została sporządzona w języku obcym,
- obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z powierzaniem pracy,
- zgłaszanie przypadków niepodjęcia pracy, jej przerwania na okres dłuższy niż 2 miesiące lub wcześniejszego zakończenia.
Za uchybienia grożą karyw wysokości do 50 000 zł, również w przypadku formalnych błędów czy opóźnień wynikających z problemów technicznych po stronie systemu.
Zasada równości wynagrodzenia – słuszna idea, praktyczne wątpliwości
Ustawa wprowadza obowiązek zapewnienia cudzoziemcowi wynagrodzenia nie niższego niż wynagrodzenie minimalne oraz nie niższego niż to otrzymywane przez innych pracowników wykonujących porównywalne obowiązki. Pomimo słuszności tej zasady, brak jednoznacznych kryteriów porównania może prowadzić do sporów interpretacyjnych – zwłaszcza w firmach o zróżnicowanej strukturze zatrudnienia.
Programy wsparcia – ważne uzupełnienie reformy
Nowelizacja przewiduje możliwość wdrażania programów integracyjnych dla cudzoziemców, w tym finansowania kursów języka polskiego i tworzenia punktów informacyjnych. Efektywność tych działań będzie jednak uzależniona od faktycznego poziomu finansowania i zaangażowania administracji publicznej.
Nowa rzeczywistość prawna dla firm
Zmiany wchodzące w życie 1 czerwca oznaczają konieczność nie tylko znajomości nowych przepisów, ale także odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Obowiązki dotyczące dokumentacji, wynagrodzeń i ścisłych terminów sprawozdawczych dotyczą każdego podmiotu, który powierza wykonywanie pracy cudzoziemcom – niezależnie od podstawy prawnej współpracy.
