Czas zamknięcia roku podatkowego dobrą okazją do zrobienia porządków w dokumentacji

Koniec roku podatkowego wiąże się m.in. z koniecznością złożenia do Urzędu Skarbowego zeznania rocznego. Przedtem przedsiębiorca powinien jednak pamiętać też o innych czynnościach związanych z prowadzeniem księgowości swojej firmy. Mogą one uchronić go od obowiązku składania w przyszłości korekt lub  problemów w razie kontroli podatkowej.  

Czas zamknięcia roku podatkowego to dobra okazja do zrobienia porządków w dokumentacji. Warto przejrzeć wszystkie miejsca, w których mogła zostać zapomniana faktura, jak schowek w samochodzie czy stara teczka na dokumenty - radzi Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt. 

Jak zaznacza, należy pamiętać, że wszystkie dokumenty dotyczące finansów firmy muszą zostać rozliczone w roku podatkowym, którego dotyczą. Dlatego jeśli przedsiębiorca znajdzie fakturę za zakup, której nie uwzględnił w kosztach prowadzenia działalności, powinien przekazać ją do księgowości jeszcze przed zamknięciem roku. W przeciwnym razie konieczne będzie korygowanie złożonego zeznania rocznego, aby móc ująć dokument w kosztach.

Zgodnie z przepisami dokumenty dotyczące księgowości firmy muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez pięć lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Obecnie nie ma obowiązku posiadania dokumentów w formie papierowej, ale przedsiębiorca musi przedstawić wydrukowaną dokumentację na żądanie organu podatkowego. Dlatego przedsiębiorca powinien zadbać o poprawne oznaczenie wszelkich formularzy i dokumentów.

Ponadto, przy okazji archiwizacji dokumentów warto przejrzeć poszczególne faktury i uzupełnić ich opisy, które pozwolą na wyjaśnienie urzędnikowi słuszności danego wydatku, gdy zajdzie taka potrzeba. Należy pamiętać, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia zasadności poniesionego kosztu - dodaje ekspertka.

Ponadto, zwraca uwagę Włodarczyk, zamykając rok podatkowy warto także stworzyć osobny plik lub kopie dokumentów, które są związane z zakupem lub ulepszeniem środków trwałych przedsiębiorstwa. Takie dokumenty muszą być przechowywane w firmie przez pięć lat od końca roku, w którym doszło do zakończenia amortyzacji.

Według ekspertki niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta z firmowego rachunku bankowego, czy z prywatnego, należy pamiętać, że organy podatkowe mają prawo żądać przedstawienia potwierdzenia zapłaty za poszczególne transakcje. Dostęp do historii banku jest ograniczony czasowo, więc warto pobrać z systemu bankowości elektronicznej wszystkie wyciągi bankowe z danego roku podatkowego przed jego zamknięciem. 

Paulina Włodarczyk przypomina, że zgodnie z przepisami przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów (KPiR) są zobowiązani do wykonania inwentaryzacji 31 grudnia. Warto pamiętać, że choć spisywane są jedynie materiały i towary, to obowiązek inwentaryzacji spoczywa również na podatnikach prowadzących działalność usługową. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie zerowego remanentu. Inwentaryzacja jest wtedy pierwszym i ostatnim wpisem w KPiR za dany rok podatkowy.

Co jeszcze trzeba ująć w zeznaniu podatkowym za 2022 rok? - pyta ekspertka.
W jej przekonaniu, przy okazji zamknięcia roku przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy przekazał księgowej lub księgowemu wszystkie informacje potrzebne do zeznania rocznego – w tym pozostałe przychody, m.in. benefity od kontrahentów, jak karta Multisport, ubezpieczenie czy dostęp do pakietu medycznego. 

Paulina zwraca także uwagę, iż w zeznaniu podatkowym trzeba zawrzeć także wszystkie koszty związane z posiadaniem i prowadzeniem firmowego rachunku bankowego, wspólnym rozliczaniem się z małżonkiem oraz obowiązującymi ulgami na dzieci. Przedsiębiorca ma również obowiązek ująć w zeznaniu wszystkie dochody uzyskiwane z innych źródeł, takich jak umowa o pracę, zlecenie czy dzieło oraz wszelkie wypłaty z ZUS-u, np. zasiłek chorobowy lub opiekuńczy.

Na koniec roku podatkowego warto pobrać i trzymać w łatwo dostępnym miejscu najważniejsze dokumenty księgowe, takie jak KPiR, ewidencja przychodów, zestawienia wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy czy rejestry VAT za poszczególne miesiące danego roku. W ten sposób przedsiębiorca będzie miał szybki dostęp do kompletnej dokumentacji księgowej na wypadek kontroli - stwierdza na zakończenie ekspertka.