Faktury, rachunki, paragony – sposobów dokumentacji rozliczeń jest wiele. Dzisiaj mamy mnóstwo dopuszczalnych form ich wystawiania – papierowo i elektronicznie. Jednak system, mimo wielu prób, nadal nie jest odporny na nadużycia. Pomysłem na jego uszczelnienie ma być KSeF czyli Krajowy System elektronicznych Faktur, o którym mówi się coraz więcej w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie nowych przepisów. Era KseF nadchodzi nieubłaganie – czy jest się czego bać?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już istniejąca platforma teleinformatyczna, która będzie umożliwiała wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem. Przepisy, które mają dokończyć regulacje, czekają na podpis prezydenta lub, w przypadku rozporządzeń wykonawczych nadal są na etapie uzgodnień. Oznacza to, że firmy zajmujące się produkcją oprogramowania i podatnicy nadal nie mają jasności co do przyszłego stanu prawnego Choć system działa już od ponad roku, w tej chwili korzystanie z niego jest dobrowolne. To się jednak zmieni. Prędzej czy później każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, będzie musiała stosować fakturowanie elektroniczne – również osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Wnioskując po panice w mediach, ten nowy system trochę nas przeraża – stwierdza Eryk Skłodowski, doradca biznesowy i finansowy z Kancelarii Skłodowscy. - Boimy się, bo nie wiemy jak to będzie. Już widzimy zakłócenia i piętrzące się przeszkody. Nie czujemy się gotowi na nowości, nie mamy czasu na przygotowania. Boimy się tym bardziej po informacji z ostatnich tygodni o odrzuceniu nowelizacji przepisów w sprawie KSeF przez Senat, który swoja decyzję uzasadnił faktem, że ustawa jest niedopracowana i podkreślił, że nie we wszystkich obszarach kraju przedsiębiorcy mają dostęp do dobrze działających sieci, a firmy mogą borykać się z zakłóceniami i awariami. Podczas posiedzenia komisji pojawiły się też wątpliwości dotyczące nakładania kar na podatników. No i co teraz?
Sejm już odrzucił uchwałę Senatu, więc przepisy i terminy pozostaną w mocy. Jeżeli nie zdarzy się nic niezwykłego, od 1 lipca 2024 r. będziemy w zupełnie nowej rzeczywistości.
- Czas zatem przestać się bać, wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu przygotować się na erę KSeF
Warto popatrzeć na KSeF jako na coś, co ma nam ułatwić, a nie utrudnić życie. W końcu Krajowy System Elektronicznych Faktur ma wyeliminować błędy w rozliczeniach, oszczędzać czas przedsiębiorców i zwalczać oszustwa finansowe. Narzędzie ma być stosowane w celu ułatwienia wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Wśród innych korzyści, jakie się wymienia w kontekście KSeF, znajdują się też: automatyzacja, uporządkowanie dokumentacji i wreszcie ochrona środowiska.
Zdaniem Skłodowskiego dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biur rachunkowych, procedura rozliczeniowa nawet się uprości. - W KSeF przewidziana jest możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur np. biura rachunkowego. W takim przypadku pracownicy tego biura będą wystawiać faktury podatnika w jego imieniu. Pewne obawy mają natomiast księgowi, którzy od lat zmagają się z niejasnymi przepisami oraz problemami związanymi z obsługą systemów księgowych. Nic dziwnego, że kolejna rewolucja na horyzoncie niektórych po prostu przeraża. Jak wynika z tegorocznego raportu Unifiedpost Group „KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości”, ponad 55 proc. księgowych wierzy jednak, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych. Jest na to jedna rada: ćwiczenie, praktyka – przekonuje Eryk Skłodowski.
