Trwające coroczne terminy składania deklaracji podatkowych wymagają od firm współpracujących z freelancerami zwrócenia szczególnej uwagi na prawidłowe dokumentowanie i rozliczanie transakcji outsourcingowych. Jest to istotne dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi i uniknięcia kosztownych błędów, zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla freelancerów. Warto jednak pamiętać, że rozliczenia mogą się różnić w zależności od formy współpracy z niezależnym specjalistą.
Współpraca z freelancerem niesie ze sobą dużo zalet, dlatego coraz chętniej decydują się na nią przedsiębiorcy, którym brakuje rąk do pracy, a nie chcą kłopotać się przeprowadzaniem wewnętrznych rekrutacji. Warto jednak wiedzieć, że niezależny specjalista nie musi posiadać własnej działalności gospodarczej, a obowiązujące prawo nie mówi jednoznacznie, kiedy powinien ją założyć. Freelancerzy mogą nawiązywać współpracę z przedsiębiorcami poprzez umowę o dzieło i umowę zlecenie. Inną możliwością, z której chętnie korzystają, są dedykowane niezależnym specjalistom platformy.
– Największą trudnością, przed jaką mogą stanąć przedsiębiorcy, jest rozliczenie roczne, które zależnie od rodzaju współpracy z niezależnymi specjalistami może znacząco się różnić. Dostosowanie się do tych zmiennych wymaga nie tylko zrozumienia specyfiki każdej formy współpracy, ale również wykorzystania narzędzi np. dedykowanych platform, które te procesy ułatwiają, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami prawnymi – Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie upraszczającej rozliczenie na linii klient-freelancer.
Rozliczenie współpracy w ramach umowy zlecenie lub umowy o dzieło
Współpraca z freelancerami często opiera się na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia lub umowa o dzieło. Umowa zlecenie jest stosowana, gdy zakres prac jest bardziej ogólny i nie koncentruje się na stworzeniu konkretnego dzieła. Z kolei umowa o dzieło skupia się na finalnym produkcie pracy freelancera.
Współpraca z freelancerami w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło niesie za sobą określone obowiązki dla pracodawcy, zwłaszcza w kontekście rozliczeń rocznych z urzędem skarbowym. Przede wszystkim, pracodawca jest zobowiązany do dokonania corocznego rozliczenia podatkowego, które obejmuje m.in.:
- Dokumentowanie wydatków – wszystkie płatności dokonane na rzecz freelancera powinny być właściwie udokumentowane. Pracodawca musi zachować kopie umów oraz dowody wpłat.
- Rozliczenie PIT – pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe obliczenie i odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). W przypadku umowy o dzieło, jeśli freelancer nie jest zarejestrowany jako płatnik VAT, pracodawca musi rozliczyć PIT-11. Natomiast przy umowie zlecenia, konieczne może być sporządzenie PIT-4R.
- Informacja o dochodach – do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, pracodawca ma obowiązek przekazania do urzędu skarbowego informacji o dochodach wypłaconych freelancerowi (formularz PIT-11 lub PIT-4R) oraz dostarczenie kopii tego dokumentu zleceniobiorcy.
- ZUS – w przypadku niektórych umów zlecenia, pracodawca ma obowiązek opłacenia składek ZUS, jeśli freelancer nie jest ubezpieczony w inny sposób. Dotyczy to sytuacji, gdy umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych.
- Roczne zeznanie podatkowe – pracodawca powinien uwzględnić w swoim rocznym zeznaniu podatkowym wydatki poniesione na wynagrodzenia freelancerów jako koszty uzyskania przychodu.
Rozliczenie współpracy z podwykonawcą z zagranicy
Zatrudnienie podwykonawcy z innego kraju wymaga od zleceniodawcy rozważenia różnych kwestii. Kluczowym aspektem jest rezydencja podatkowa freelancera, czyli informacja, gdzie na stałe mieszka, pracuje oraz płaci podatki. Rezydencja podatkowa wpływa na sposób rozliczenia dzieła, ponieważ to od niej zależą stawki podatkowe.
— W USA opodatkowanie dochodów freelancerów zmienia się w zależności od ich zarobków oraz statusu podatkowego, z progresywnym systemem od 10 proc. do 37 proc. W Kanadzie, oprócz dochodu, na opłaty wpływa również prowincja, a stawki wynoszą 15 – 33 proc., podczas gdy w Wielkiej Brytanii podatek zależy od dochodu i lokalizacji, co sprawia, że np. w Szkocji mogą obowiązywać inne wartości niż w Anglii, Walii czy Irlandii Północnej – komentuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.
Jak natomiast wyglądają kwestie podatkowe?
Na mocy obowiązujących przepisów i porozumień międzynarodowych zapobiegających podwójnemu opodatkowaniu, freelancer płaci podatek dochodowy tylko w jednym państwie – w Polsce lub w kraju zamieszkania.
Jeśli podwykonawca dostarczy przedsiębiorcy certyfikat rezydencji podatkowej, ma on mniej zadań — zleceniodawca wypłaca wynagrodzenie brutto freelancerowi na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie, bez konieczności uiszczania podatku w Polsce.
Dodatkowo do lutego następnego roku kalendarzowego musi wystawić on dokument IFT1-R, będący odpowiednikiem formularza PIT-11. Z kolei podwykonawca ma obowiązek samodzielnie uregulować należności wobec swojego urzędu skarbowego według obowiązującej go stawki.
Gdy freelancer nie dostarczy certyfikatu rezydencji ani nie przebywa w Polsce, zleceniodawca jest zobowiązany do pobrania od niego ryczałtowego podatku dochodowego w wysokości 20 proc. bez uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, na zakończenie roku musi przesłać do urzędu skarbowego formularz PIT 8AR oraz wystawić wykonawcy wyżej wspomniany dokument IFT1-R.
Rozliczenie współpracy poprzez dedykowaną platformę
Nie wszyscy freelancerzy posiadają własną działalność gospodarczą, a zawiązywanie umów o dzieło bądź zlecenie może być problematyczne, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nigdy nie współpracowali z niezależnymi specjalistami.
– Aby korzystać z usług freelancerów zarówno z Polski, jak i z zagranicy, istnieje możliwość przeniesienia wszystkich rozliczeń z wolnymi strzelcami do jednej z dedykowanych platform. Jest to całkowicie legalne, a wystawiony dokument można rozliczyć tak, jak wszystkie inne faktury od kontrahentów. Platformy te usprawniają cały proces rozliczeń poprzez zawarcie umowy o dzieło z freelancerami i przejęcie obowiązków związanych z ich zatrudnieniem – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.
Współpraca z freelancerem wymaga świadomości prawnej i podatkowej zarówno ze strony zleceniodawcy, jak i wykonawcy. Ważne jest zrozumienie różnic pomiędzy umowami zlecenia a umowami o dzieło oraz odpowiednie dokumentowanie każdej transakcji. Korzystanie z platform dedykowanych rozliczeniom może znacząco ułatwić ten proces. Współpraca z freelancerami to elastyczne i często korzystne rozwiązanie, które jednak niesie ze sobą konieczność przestrzegania przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, aby uniknąć późniejszych problemów zarówno dla zleceniodawcy, jak i freelancera.
