Ponad 90 proc. pracowników firm w Polsce ma świadomość, że podpisem elektronicznym można podpisać dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis własnoręczny.
Jednak na wdrożenie systemów pozwalających na cyfrowe podpisywanie i obieg dokumentów zdecydowała się mniej niż połowa firm – wynika z przygotowanego przez Asseco Data Systems raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” To pierwszy w Polsce raport na tak dużą skalę badający procesy paperless w polskich przedsiębiorstwach.
Obszarem badania była wiedza, jaką dysponują menedżerowie polskich firm, na temat rozwiązań, które pozwalają na wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Sprawdzono również stopień ich wykorzystywania w polskich firmach. Wybrano siedem sektorów, które cechują się koniecznością wielokrotnego podpisywania i wymiany dokumentów w obszarze procesów wewnętrznych oraz pomiędzy firmą, a jej klientami: franczyzowe sieci handlowe, prywatna służba zdrowia, firmy zajmujące się windykacją i zarządzaniem wierzytelnościami, firmy pożyczkowe, deweloperzy oraz dostawcy usług TV.
Jak wynika z raportu, w polskich firmach panuje bardzo wysoka świadomość możliwości stosowania podpisu elektronicznego. Blisko 92 proc. respondentów ma świadomość, że wszystkie dokumenty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne można podpisać cyfrowo, osiągając taki sam skutek prawny jak w przypadku podpisu tradycyjnego. W praktyce jednak firmy nie stosują e-podpisu w obszarach, gdzie regulacje prawne tego nie wymuszają, jak przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym. Rozwiązania pozwalające podpisywać cyfrowo dokumenty posiada 53 proc. firm. Najczęściej obejmują one tylko wybiórcze procesy, rzadko odnosząc się do ogólnofirmowej polityki eliminacji dokumentów papierowych.
Badanie pokazało jednocześnie, że tylko 1/3 firm rozumie pojęcie paperless jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego.
- Każda z branż ma swoją specyfikę i potencjał. Niezależnie od tego każdy z sektorów może wdrożyć narzędzia, które ograniczą papierową dokumentację i przyspieszą realizowane przez siebie procesy
40 proc. badanych firm nie planuje w perspektywie najbliższych dwóch lat wdrożeń innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego. Spośród tych firm część (43 proc.) zadeklarowała, że już stosuje rozwiązania pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Pozostałe 57 proc. czyli 22,8 proc. całej badanej populacji nie stosuje i nie zamierza wdrażać takich rozwiązań w najbliższym czasie.
