Od wdrożenia nowelizacji kodeksu pracy regulującej kwestię pracy zdalnej minęło ponad pół roku. Jak wynika z badania firmy Webcon, obecnie 32 proc. firm w Polsce używa elektronicznych systemów do obsługi i zgłaszania wniosków o pracę zdalną. Pozostałe przedsiębiorstwa nadal nie zautomatyzowały tego procesu. W 42 proc. z nich informację o pracy zdalnej przekazuje się osobiście, podczas rozmowy, w 27 proc. mailem, a w 10 proc. przypadków w formie papierowej.
Od 7 kwietnia br. zgodnie z zapisami kodeksu pracy każdemu pracownikowi przysługują 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku. Prawo dotyczy tych stanowisk, które umożliwiają wykonywanie obowiązków przed komputerem, poza siedzibą firmy. Nowe przepisy regulują również to, kiedy pracodawca może wydelegować pracownika do pracy poza biurem, oraz sposoby refundacji kosztów wynikających np. ze zużycia energii czy zapewnienia niezbędnych narzędzi pracy.
Konsekwencją wprowadzonych przepisów są również nowe reguły dotyczące zgłaszania zapotrzebowania na pracę zdalną, ponieważ każda taka sytuacja musi być teraz uzgodniona wcześniej z pracodawcą. Jak pokazuje badanie Webcon, polskiego dostawcy systemu do obiegu dokumentów, firmy podchodzą do procesowania takich wniosków w różny sposób. Najwięcej z nich nadal robi to drogą tradycyjną – mailowo lub na papierze (42 proc. wskazań), dość liczna grupa wykorzystuje do tego systemy IT, np. elektroniczny obieg dokumentów (32 proc.). W co czwartej firmie pracownicy przekazują swoim przełożonym taką informację mailowo, a w co dziesiątej na papierze.
Kiedy spojrzymy na branże, prym w cyfryzacji procesów wiodą firmy technologiczne. W 52 proc. firm IT pracownicy mają możliwość zgłaszania pracy zdalnej poprzez system elektroniczny. Na drugim miejscu znajduje się produkcja (46 proc.). Elektroniczny obieg dokumentów jest dużo mniej popularny w firmach budowlanych, usługowych i handlowych.
– Choć może się wydawać, że wnioskowanie o pracę zdalną i obsługa wniosków o home office nie jest czasochłonnym zadaniem, to w perspektywie roku i dużej liczby pracowników skala takich działań może zaskoczyć, a co za tym idzie szybko wymagać usprawnień. W Webcon sugerujemy firmom postrzeganie obowiązku obsługi wniosków o pracę zdalną nie jako żmudny obowiązek, ale szansę na wartościowe zmiany, w tym połączenie tej informacji z innymi procesami w firmie. Systemy do obiegu dokumentów umożliwiające digitalizację obsługi takich zadań mają często wiele więcej możliwości. (…)Elektroniczny obieg dokumentów daje szansę na znaczne podniesienie efektywności firmy i zadowolenia pracowników
