Doświadczenia związane ze skutkami pandemii na nowo zdefiniowały potrzeby i oczekiwania pracowników. Model zdalny szybko zyskał popularność, jednak równie szybko ujawnił swoje niedoskonałości, zwłaszcza kontekście work-life balance. Jakie cechy powinno mieć nowoczesne biuro, by stało się skuteczną alternatywą dla home office? Co zrobić, by pracownicy docenili jego atuty i chcieli do niego wrócić?
Przed pandemią pracownicy w coraz bardziej asertywny sposób domagali się jasnego oddzielenia czasu pracy od czasu prywatnego tak, by wraz z wyjściem z biura poświęcać energię już tylko sprawom osobistym – przyjaciołom, rodzinie czy ulubionym aktywnościom. Tymczasem w nowej rzeczywistości okazało się, że to praca rozgościła się w naszych domach, z wszystkimi konsekwencjami – również negatywnymi.
- Na home office trudno postawić jasne granice między czasem, w którym pracujemy, a czasem odpoczynku. Brak wyraźnego podziału wywołuje frustrujący chaos, w którym życie prywatne nieustannie miesza się z obowiązkami zawodowymi. Dużym wyzwaniem jest również zachowanie koncentracji – obecność domowników czy bieżące, codzienne sprawy do załatwienia skutecznie rozpraszają. W domu trudno odizolować się od licznych bodźców, a tym samym skupić na wykonywanych zadaniach. Kolejną trudnością, której doświadcza wielu pracowników, jest brak samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem pracy w warunkach domowych
Po pierwszej fali entuzjazmu dotyczącego pracy zdalnej coraz częściej słyszy się o osobach, które z własnej woli decydują się na pracę w biurze (lub przynajmniej chcą mieć taki wybór). Powodów jest wiele – jasny podział na czas pracy i czas prywatny, lepsza organizacja pracy w biurze, dostęp do narzędzi i nowoczesnych technologii ułatwiających wykonywanie obowiązków, a przede wszystkim – obecność innych ludzi, która ma istotny wpływ na wiele obszarów aktywności zawodowej. Współpracownicy są nam potrzebni, aby skonfrontować z nimi nasze pomysły i koncepcje, czerpać inspirację czy po prostu wypić wspólną kawę i przy okazji poruszyć kilka istotnych tematów dotyczących wspólnego projektu. Socjalizacja, utrzymywanie relacji i wykorzystanie energii grupy, np. podczas burz mózgów, są znacznie trudniejsze, gdy widzimy przed sobą ekran, a nie żywego człowieka. To ważny argument, by pojawić się w biurze, choć na dwa lub trzy dni w tygodniu.
Model hybrydowy zmienił sposób postrzegania biura przez pracowników. Obecnie profil pracy wykonywanej w domu i w biurze różni się – w badaniu przeprowadzonym przez Deloitte 41% ankietowanych oceniło, że w trybie zdalnym bardziej efektywna jest praca indywidualna, a 39% osób wskazało na atuty biura w kontekście współpracy z zespołami i zaangażowania pracowników.
- Coraz silniejszym trendem jest funkcjonalny minimalizm – biura przypominają butik z praktycznymi rozwiązaniami, w którym pracownik może wybierać te, które w jego przypadku najlepiej sprzyjają efektywnej pracy. Unika się niezwykle efektownych koncepcji o umiarkowanej przydatności – takie rozwiązania dobrze sprawdzają się w folderach, a nie w praktyce
Pracownicy nie tęsknią za open space w dawnym wydaniu. Pełna hałasu przestrzeń z dużą koncentracją biurek nie sprzyja ani kreatywności, ani produktywności. Odchodzi się od niej na rzecz innych form tworzących przyjazne warunki do dyskusji, konfrontacji pomysłów i swobodnej wymiany myśli oraz zasobów.
W nowoczesnych biurach zamiast dużych, otwartych stref wspólnej pracy powstają przyjazne, dobrze wyciszone przestrzenie do pracy projektowej, sale spotkań o różnej wielkości i wyposażeniu czy strefy nieformalnych spotkań. Sposób ich aranżacji jest coraz bardziej zróżnicowany, by odpowiedzieć na różne potrzeby i predyspozycje pracowników.
W obecnych realiach, gdy sprowadzenie pracowników z powrotem do biur jest trudnym wyzwaniem, zmiany muszą być konkretne i daleko idące – nie ma tu miejsca na kosmetyczne zabiegi. Pracownicy powinni dostać jasny sygnał, że firma dostrzega ich zmieniające się potrzeby i uwzględnia je w procesie rearanżacji powierzchni biurowej. Widocznym trendem jest zresztą coraz dalej idące angażowanie zespołów w proces wyboru rozwiązań, które znajdą się w przyszłym biurze. Włączanie pracowników w proces decyzyjny zwiększa szanse, że biuro będzie dla niech praktycznym i dostosowanym do potrzeb narzędziem. Dodatkowo czyni ich współtwórcami tej zmiany – a to z pewnością zwiększa szanse, że będą chcieli korzystać z jej owoców.
