Polskie firmy chcą się zmieniać i unowocześniać nawet w czasie pandemii. Aż 80% przedsiębiorstw traktuje dziś digitalizację jako priorytet. I chociaż tempo zmian przyspieszyło, zwłaszcza w działach księgowości w firmach, to nadal 1/3 przedsiębiorców obawia się kosztów związanych z cyfryzacją.
Jak pokazuje tegoroczne badanie EY Polska “Transformacja cyfrowa firm 2020”, w zeszłym roku aż 57% polskich przedsiębiorstw zdecydowało się na wprowadzenie nowych rozwiązań. Z kolei 27% przyznaje jasno, że to właśnie pandemia stała się czynnikiem, który skłonił je do inwestycji. 8% badanych deklaruje spowolnienie procesu transformacji cyfrowej w organizacji.
Co warto zaznaczyć, 91% ankietowanych dostrzega zalety digitalizacji, podkreślając jednak, że największym wyzwaniem tego procesu jest zmiana dotychczasowego sposobu myślenia. Prawie 80% przedsiębiorców uznaje też transformację cyfrową za jeden z głównych priorytetów. Dodatkowo – ponad połowa badanych firm – zalicza swoją branżę do hybrydowych, skutecznie łączących rozwiązania tradycyjne z cyfrowymi.
- Sytuacja pandemiczna, choć niełatwa, pokazała, że wdrażanie nowych rozwiązań w firmie jest możliwe nawet w niesprzyjających warunkach. Dzięki narzędziom do pracy zdalnej można było pokazać możliwości oraz wprowadzać nowe rozwiązania. Niektóre szkolenia odbywały się nawet szybciej ze względu na większą elastyczność wdrożeniowców, którzy nie byli ograniczeni tylko do swojego rejonu. Mogliśmy więc zaproponować bliższe terminy realizacji – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Cyfryzacja lekarstwem na…
Zmienne okoliczności i niepewność niektórych działań sprawiły, że przedsiębiorstwa musiały na nowo rozważyć, na czym najbardziej im zależy i jakie cele zamierzają osiągnąć w dłuższej perspektywie.
Z punktu widzenia firm transformacja cyfrowa okazała się przede wszystkim sposobem na zwiększenie efektywności. Organizacje decydowały się na nią także po to, aby jak najlepiej odpowiedzieć na potrzeby klientów oraz nieco zmniejszyć koszty. Równie ważne stało się też poszukiwanie możliwości rozwoju i budowanie przewagi konkurencyjnej. Dla niektórych firm była to konieczność – bez wdrożenia takich rozwiązań ich działanie byłoby mocno ograniczone bądź przestałyby funkcjonować.
- Jeszcze na początku pandemii obserwowaliśmy wahanie ze strony niektórych klientów. Pojawiały się zupełnie naturalne obiekcje związane z niepewną sytuacją epidemiologiczną oraz ograniczonymi możliwościami kontaktów między firmami. Z czasem przedsiębiorstwa zauważały jednak, że rozwiązania można wprowadzić zdalnie, otrzymując przy tym niezbędne szkolenia oraz stałą pomocą zespołu. Co więcej, klienci sami zaczęli proponować kolejne spotkania online, podczas których niejednokrotnie przedstawiali także własne pomysły na rozwój rozwiązań – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.
Dziś nawet 36% badanych wprowadza cyfryzację jako odpowiedź na bieżące problemy, zaś 31% stosuje ją jako część strategii obejmującej całą strukturę przedsiębiorstwa.
Na podium digitalizacja dokumentów i chmura
Przedsiębiorstwa inwestują dziś nie tylko w podstawowe oprogramowanie umożliwiające organizację konferencji oraz pracę w trybie home office, ale także w narzędzia do cyfryzacji dokumentów i podpisów. Deklaruje to już 44% ankietowanych.
Chociaż jeszcze przed pandemią firmy decydowały się na odczytywanie i tworzenie elektronicznych dokumentów, to czas pracy zdalnej tylko przyspieszył ten trend, pozwalając organizacjom zwiększyć poziom bezpieczeństwa. Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną nie wymaga kontaktu osobistego, chroniąc tym samym pracowników w okresie pandemii. To również możliwość odtworzenia plików w dowolnym momencie oraz – dzięki automatycznym kopiom zapasowym – dodatkowe zabezpieczenie w razie awarii.
Coraz częściej mówi się też o chmurze jako alternatywie dla infrastruktury sprzętowej oraz lokalnego utrzymywania aplikacji. W swojej organizacji wdrożyło ją 64% respondentów, którzy chwalą i podkreślają między innymi indywidualny charakter tego rozwiązania. Co ważne, podejście do tej technologii zaczyna się zmieniać. Obecnie około 30% przedsiębiorstw nie dostrzega żadnych barier związanych z zastosowaniem chmury.
- Wykorzystanie chmury zamiast wersji lokalnej pomaga zwiększyć wydajność pracowników oraz bezpieczeństwo danych. Przeniesienie zasobów firmy do chmury niesie też ze sobą możliwość poprawy komunikacji i współpracy w przedsiębiorstwie, co jest istotne podczas pracy zdalnej. Dodatkowo może się również przyczynić do obniżenia kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury IT, obsługą dokumentów i codziennym funkcjonowaniem firmy
Trwający nadal okres pandemii zmienił zatem podejście do chmury, sprawiając, że przedsiębiorstwa zaczynają poważniej traktować to rozwiązanie i rozważać wprowadzenie go w swojej organizacji.
Jak wyglądają obecnie wdrożenia?
Proces cyfryzacji objął do tej pory przede wszystkim działy księgowe firm. Na usprawnienie działania tych departamentów zdecydowało się 54% ankietowanych. Dodatkowo aż 44% organizacji usprawnia również działy zajmujące się obsługą klienta.
- W ciągu ostatniego roku rzeczywiście dostrzegliśmy zwiększone zainteresowanie rozwiązaniami przeznaczonymi dla firm z własnym działem księgowym. Rozwijaliśmy też narzędzia ułatwiające komunikację z klientem oraz pracę zdalną. Także biura rachunkowe – wyspecjalizowane w obsłudze księgowej innych firm – zaczęły ewoluować w kierunku usprawnień związanych z pracą zdalną. Dowodem na to jest na przykład fakt, iż jeden z naszych pakietów – Komunikację z Klientem – kupiło 94% więcej nowych klientów niż w 2019 roku. Tak duży wzrost pokazuje wyraźnie potrzebę dostosowania się do realiów pracy zdalnej – precyzuje Krzysztof Wojtas.
W pierwszej kolejności warto określić, jak powinno wyglądać udane wdrożenie. Podstawą jest ustalenie potrzeb firmy i dopasowanie do nich oprogramowania. Rozwiązanie powinno nie tylko odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa, ale także jego klientów. Wiedząc, co należy zautomatyzować i usprawnić, będzie można poświęcić więcej czasu klientom firmy.
Planowanie działań – wprowadzenie nowego rozwiązania powinno odbyć się z odpowiednim zapasem czasu. Specjaliści muszą je odpowiednio wdrożyć, zaś pracownicy poznać oprogramowanie i nauczyć się jego obsługi. Wymaga to współpracy obu stron, aby uzyskać jak najlepszy efekt.
Osoba odpowiedzialna – dużą pomocą będzie wyznaczenie w firmie osoby czuwającej nad przeprowadzanym wdrożeniem. W takiej sytuacji sprawdzi się osoba, która dobrze zna przedsiębiorstwo, komunikuje się na bieżąco z zespołem oraz – w razie potrzeby – podejmie kluczowe decyzje. Dzięki temu implementacja rozwiązania przebiegnie znacznie szybciej. Te aspekty należy analizować z założeniem, że spotkanie odbędzie się online, a nie stacjonarnie. Ma to wpływ zarówno na planowanie działań, jak i na rolę osoby odpowiedzialnej za wdrożenie w firmie – jej rola staje się jeszcze większa, ponieważ musi skoordynować pracowników, którzy pracują w swoich domach.
- Co jeszcze wpływa na sukces wdrożenia w firmie? Przede wszystkim ludzie. Warto pokazywać pracownikom działanie programu, mówiąc o korzyściach i usprawnieniach, jakie daje podczas pracy. Odpowiednia ilość czasu na zapoznanie się z nowością pomoże też zespołowi bezstresowo poznać jej możliwości – mówi Krzysztof Wojtas.
Kto obecnie wdraża rozwiązania? Najczęściej producent oprogramowania bądź mała lokalna firma doradcza. Prawie połowa respondentów uważa jednak, że jest w stanie poradzić sobie z implementacją samodzielnie, tylko w niewielkim stopniu korzystając z zewnętrznego wsparcia. Mimo to pomoc ekspertów nadal jest istotna podczas wprowadzania nowej technologii w dziale. W rezultacie 80% badanych łączy własne działania ze wsparciem zewnętrznych specjalistów.
Czy zdalne wdrożenia mogą się udać? Dziś można już stwierdzić, że da się je przeprowadzić w nowej, przystosowanej do warunków formie. Bardzo pomocne w takim procesie okazują się chociażby wcześniejsze doświadczenia producentów technologii i firm wdrożeniowych.
- Zarówno specyfika branży, jak i fakt, że sami mamy wdrożone nasze rozwiązania, dają nam podstawy, aby rozumieć i przenosić własne doświadczenia na potrzeby naszych klientów. Spotkania online na pewno pozwalają uczestniczyć w nich większej liczbie osób. Inaczej niż na wdrożeniach stacjonarnych, podczas których zgromadzenie w jednym miejscu i czasie kilkunastu bądź kilkudziesięciu osób bywało wyzwaniem dla firm. Nie oznacza to, że zdalne szkolenia są idealnym rozwiązaniem, które należy stosować długofalowo. Niektórzy wolą kontakt osobisty, ponieważ pozwala on lepiej się komunikować. Niekiedy zdecydowanie łatwiej jest porozmawiać o czymś na żywo i zrozumieć to w takich warunkach. Każda firma ma jednak inne potrzeby i to do nich należy się dopasować – dodaje Krzysztof Wojtas.
Bariery w transformacji cyfrowej
Ankietowani pytani o bariery we wprowadzaniu technologii cyfrowych zwracają uwagę na obawy pracowników przed zmianą bądź brak zasobów i kompetencji do wdrożenia nowych rozwiązań. Ważnym problemem może być również specyfika danej działalności czy brak odpowiedniej strategii firmy.
Epidemia może zatem także hamować rozwój, jeśli firmy nie są na niego odpowiednio przygotowane. Praktyka pokazuje jednak, że w sytuacji, gdy przedsiębiorcy decydują się na zmiany, mogą liczyć na wsparcie – także zdalne – specjalistów, z którego coraz częściej korzystają.
Proces transformacji cyfrowej w firmach przebiega coraz szybciej. Przedsiębiorcy, nawet jeśli nie wprowadzają jeszcze nowych rozwiązań, często poważnie o nich myślą i planują wdrożenia. Już na tym etapie warto konsultować się z ekspertami, którzy pomogą wybrać technologie najlepiej dopasowane do potrzeb organizacji.
