Kultura epidemiologiczna to zupełnie nowe pojęcie w organizacji pracy polskich przedsiębiorstw. Wdrożenie wszystkich nowo ustanowionych i szybko się zmieniających regulacji i zaleceń GIS czy Ministerstwa Zdrowia stanowi niewątpliwie niemałe wyzwanie dla wielu pracodawców. O co powinni zadbać w pierwszej kolejności, aby pracownicy mogli bezpiecznie wykonywać swoje obowiązki nawet w sytuacji zagrożenia zakażeniem? Jak minimalizować skutki pandemii i ograniczać straty? Wioleta Kojzar z SQD Alliance wyjaśnia na co należy dziś zwracać uwagę, co trzeba wiedzieć, żeby firma była bezpieczna i zachowała ciągłość produkcji.
Stabilizacja krzywej zachorowań cieszy, jednak nie można mówić jeszcze o opanowaniu sytuacji epidemiologicznej w Polsce i w Europie. Aby zminimalizować ryzyko zakażeń wśród pracowników, a tym samym zachować płynność działań, w trakcie drugiej fali pandemii wiele firm zmieniło tryb pracy na tryb pracy zdalnej. Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa mogą pozwolić sobie na ten luksus. Sklepy, apteki, fabryki czy kopalnie muszą funkcjonować jak dotychczas, jednocześnie zachowując reżim sanitarny. Należy przy tym pamiętać, że prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek dbania o bezpieczeństwo pracowników. Obowiązek ten został w obecnej sytuacji rozszerzony o mocno restrykcyjne przepisy sanitarne uwzględniające szczególne działania w sytuacji, kiedy podejrzewają oni chorobę u swoich pracowników.
1. Działania profilaktyczne
Należy pamiętać, że rozprzestrzenianie się koronawirusa SARS-CoV-2 można ograniczyć, stosując się do kilku podstawowych czynności profilaktycznych. Przede wszystkim nacisk należy położyć na higienę rąk, prawidłowe noszenie maseczek ochronnych czy higienę kaszlu i kichania. By zapewnić poczucie bezpieczeństwa pracowników w wielu firmach pojawiły się płyny dezynfekujące, w tym wypadku należy sprawdzić przeznaczenie i działanie tych płynów.
Nie każdy płyn dezynfekujący będzie inaktywować wirusy (by zwalczać wirusy i inne drobnoustroje płyn powinien zawierać min. 60% alkoholu lub zawierać inny środek o działaniu wirusobójczym). Inne płyny stosuje się w przypadku kontaktu ze skórą, a inne do powierzchni, czy też dezynfekcji sprzętu IT. Warto też zwrócić uwagę na zapewnienie regularnej dezynfekcji pomieszczeń. Tutaj w szczególności chodzi o wszelkie poręcze, klamki, włączniki światła, przyciski windy. Do kontroli tych działań niezbędne jest opracowanie odpowiedniego planu higieny.
W ramach profilaktyki zakażeń oprócz zastosowania powyższych działań istotna jest również wymiana powietrza w pomieszczeniach poprzez regularne wietrzenie pomieszczeń lub, tam gdzie jest to nie możliwe, a zastosowanie mają mechaniczne systemy wentylacji, zwiększenie udziału w obiegu powietrza z zewnątrz i rezygnacji z wentylacji mechanicznej.
Wszystkie te rozwiązania mają na celu ograniczenie transmisji wirusa między pracownikami. Oczywiście jednym z najistotniejszych faktorów jest zachowanie dystansu społecznego. W tym celu niektóre firmy decydują się na ograniczenie liczby osób na zmianach lub wprowadzenie harmonogramów prac zapewniających rotację pracowników bez kontaktu z osobami z innych zmian, wprowadzenie pracy zdalnej bądź dyżurów czy tworzenie zespołów awaryjnych, by zapewnić ciągłość prowadzenia biznesu.
2. Identyfikacja osób potencjalnie zakażonych wirusem wywołującym COVID-19
Jednym z większych wyzwań przed jakim stoją pracodawcy, jest identyfikacja potencjalnych źródeł zakażenia. Kurierzy, podwykonawcy, interesanci – te osoby również powinny być objęte odpowiednimi procedurami. Warto zapewnić monitoring przepływu osób w firmie.
Częstym rozwiązaniem w firmach jest mierzenie temperatury czy przeprowadzanie ankiet epidemiologicznych wśród osób, które wchodzą na teren danej firmy. W przypadku obu tych rozwiązań należy mieć na uwadze poprawność wykonywania pomiarów, zasadność pytań zawartych w ankiecie oraz kwestie związane z RODO. Optymalnym rozwiązaniem jest także stworzenie specjalnej strefy dla gości zewnętrznych, która byłaby oddzielona od strefy pracownika.
W przypadku procedur związanych z mierzeniem temperatury trzeba mieć świadomość ograniczeń tej metody. Pomiar temperatury termometrem bezdotykowym powinien być wykonywany zgodnie z instrukcją dołączoną do urządzenia – zły punkt pomiarowy lub zła odległość będą dawać błędne pomiary. Ponadto istotne jest to czy pomiar jest wykonywany na zewnątrz, czy osoba badana przebywała na zewnątrz przed pomiarem, jaką temperaturę ma sam termometr (powinien być w temperaturze pokojowej) oraz kiedy ostatni raz termometr był kalibrowany. Całkiem ciekawym rozwiązaniem wydają się być tutaj kamery termowizyjne zamontowane przy bramie wjazdowej na teren firmy bądź bramki mierzące temperaturę z kącika oka. Jednak i te rozwiązania mają swoje ograniczenia.
W ramach obowiązujących przepisów w przypadku uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zakażenia, pracodawca powinien zachęcić pracownika do skorzystania z porady lekarskiej. Pracownik, nie ma obowiązku zgłoszenia się u lekarza. W przypadku łagodnych objawów chorobowych powinien poddać się samoizolacji. Pracodawca posiada różnego rodzaju mechanizmy, które mogą służyć wspieraniu pracownika i ograniczaniu strat. Pracodawca ma również prawo do odsunięcia pracownika od miejsca pracy w celu chronienia reszty załogi. By rozwiać wątpliwości co do podejrzenia zakażenia, wielu pracodawców decyduje się na pokrycie kosztów testów i oferuje pracownikowi przeprowadzenie odpowiednich badań w laboratorium lub punkcie wymazowym zorganizowanym na terenie zakładu pracy.
3. Wywiad epidemiologiczny
Ryzyka wystąpienia zakażenia nie da się całkowicie wyeliminować, zawsze istnieje szansa, że wirus zostanie przyniesiony do firmy z zewnątrz. Kiedy w firmie pojawi się pierwszy potwierdzony przypadek zakażenia, pracodawca powinien skupić się na przeprowadzeniu dokładnego wywiadu epidemiologicznego. Celem tego wywiadu jest identyfikacja osób z kontaktu i ich izolacja od pozostałych pracowników, by przerwać łańcuch transmisji wirusa w firmie. Decyzje o tym, czy, kiedy i na jak długo kierować pracowników na wewnętrzną firmową kwarantannę, nie mając informacji czy osoby te są zakażone czy nie, z pewnością nie są proste dla pracodawcy – niosą one ze sobą duże koszty organizacyjne i finansowe.
Porównując te koszty z ewentualnymi stratami, które poniesie firma w przypadku paraliżu spowodowanego znacznym wzrostem liczby osób zakażonych nagle decyzje o inwestycjach w bezpieczeństwo, w profilaktykę, w higienę stają się dużo prostsze.
W identyfikacji osób z kontaktu bardzo pomocne jest prowadzenie rejestru gości w firmie oraz harmonogramów pracy poszczególnych osób. Harmonogramy takie pomagają wprowadzić i efektywnie wykorzystać tzw. systemy pracy hybrydowej tj. część pracy wykonywana jest biurze, a część w domu.
Dla zabezpieczenia firmy konieczna jest wiedza epidemiologiczna, związana ze znajomością definicji bliskiego kontaktu, specyfiką rozwoju zakażenia czy występującymi objawami. Mając bezpośredni kontakt, wsparcie specjalistów ds. epidemiologicznych szefowie firm, dyrektorzy działów HR szybciej podejmują decyzje i mogą sie skupić na ich podstawowej działalności. W firmie przygotowanej na zagrożenie epidemiologiczne jednym z głównych dokumentów jest plan bezpieczeństwa epidemiologicznego, który powinien zawierać wszystkie wyżej opisane elementy jak również precyzować procedury postępowania, np. w przypadku podejrzenia czy w przypadku stwierdzenia zakażenia wirusem.
4. Komunikacja w kryzysie
Ten trudny okres stwarza wiele nowych wyzwań na płaszczyźnie komunikacji. Jeśli chcemy przejść przez ten czas w sposób odpowiedzialny, uniknąć nieporozumień i zadbać o to, aby wszyscy pracownicy znali nowe procedury obowiązujące w firmie, pracodawcy powinni położyć duży nacisk na właściwą komunikację. Przede wszystkim należy zatroszczyć się o stworzenie zespołu, który będzie odpowiedzialny za komunikację, przekazywanie informacji oraz za reagowanie i podejmowanie, a także przygotowywanie decyzji w sytuacjach kryzysowych. Dobrym pomysłem jest powołanie wielofunkcyjnego sztabu kryzysowego, który w profesjonalny sposób zarządzałby pracą w firmie w warunkach epidemii. Chodzi o to, aby jak najlepiej usprawnić działania i procesy biznesowe oraz zminimalizować straty, jak również niepewność i niezrozumienie ze strony pracowników.
5. Edukacja jest najważniejsza
Najlepsze procedury bezpieczeństwa, czy komunikaty sztabu kryzysowego nie będą przynosiły efektów jeśli pracownicy nie będą rozumieli podstaw tych działań. Stąd tak istotne jest prowadzenie ciągłej i kompleksowej edukacji pracowników np. korzystając ze specjalnych szkoleń SQD Alliance. Ciągłe podnoszenie świadomości powinno obejmować nie tylko kwestie epidemiologiczne, ale także tematy związane z budowaniem odporności organizmu, dbaniem o zdrowie, radzeniem sobie ze stresem, który obecnie mocno daje o sobie znać. Ważne jest także to, by kształcić umiejętności weryfikacji informacji (zwłaszcza w Internecie) i szukania rzetelnych źródeł informacji. Obecne czasy to czasy, kiedy ludziom zabrano poczucie bezpieczeństwa zarówno w kwestii zdrowia, finansów, ale także relacji z innymi osobami (szczególnie dotyka to osoby ekstrawertyczne). Działając w nowych warunkach warto zadbać o kompetencje pracowników w zakresie budowania relacji na odległość, zarządzania zespołami rozproszonymi itp. Czas dużych i szybkich zmian to przede wszystkim czas uczenia się i zdobywania nowych umiejętności – rolą pracodawcy jest wspieranie pracowników w tych obszarach, bo tylko tak może zapewnić przyszłość firmie i jej pracownikom.
