Potrzeba jest matką wynalazków, a w przypadku działu zakupów pierwszym krokiem do rozpoczęcia procesu zakupowego. Zanim jednak dojdzie do finalizacji i nowa usługa, komponent czy surowiec trafią do firmy, kupców czeka wieloetapowa praca. Spoczywa na nich także duża odpowiedzialność – w myśl zasady: pokaż mi swoich dostawców, a powiem ci, jaką firmą jesteś.
Czym zajmuje się kupiec? Kupowaniem. Choć wydaje się to logiczne, to rzeczywistość jest bardziej złożona, a sam zakup materiałów niezbędnych do produkcji jest wierzchołkiem góry lodowej. Dział zakupów przede wszystkim dba o prawidłowość funkcjonowania procesu zakupowego i kontroluje wszystkie jego etapy, tak aby finalny zakup spełniał kryteria jakościowe, kosztowe i operacyjne. Do tego dochodzi przestrzeganie wewnętrznych procedur, dopilnowanie wydatkowania, tak aby było zgodne z założonym budżetem oraz budowanie długofalowych relacji z dostawcami. Słowem – mnóstwo zadań. Dlaczego są one takie ważne? Bo wiele mówią o samej firmie – o jej kondycji i pozycji na rynku, ale przede wszystkim o wartościach, jakie wyznaje i jakim jest partnerem w biznesie. Dział zakupów w pewien sposób stoi na straży tego, by określony przez firmę kierunek był nie tylko ładnie brzmiącym hasłem, ale także realnym działaniem. Jak do tego podejść w praktyce?
Zasada numer jeden: weryfikować
W życiu nie warto wierzyć na słowo. W biznesie tym bardziej – trzeba sprawdzać i testować zanim zapadną kluczowe decyzje. Weryfikacja oferty handlowej, a także możliwości operacyjnych i jakościowych potencjalnych dostawców to jedno z podstawowych zadań kupca.
Na co dzień reprezentujemy interesy Cedo, ale przede wszystkim naszych klientów biznesowych, na zlecenie których realizujemy dany proces. Staramy się jak najlepiej spełniać ich oczekiwania, z uwzględnieniem wszelkich wewnętrznych standardów. Przy wyborze nowego dostawcy nie bazujemy wyłącznie na przedstawionej ofercie handlowej. Na tym etapie przeprowadzamy audyty jakościowe, techniczne i operacyjne, często testujemy próbki w zewnętrznych laboratoriach lub prowadzimy panele konsumenckie – Magdalena Leszczyńska-Trela
Jesteśmy w stałym kontakcie z naszymi dostawcami, bierzemy udział w rozwiązywaniu problemów – jakościowych czy operacyjnych. Cenimy długofalowe relacje biznesowe i staramy się ich wspierać w rozwoju – dlatego, jeśli nasz sprawdzony partner potrzebuje np. dodatkowej certyfikacji, byśmy mogli dalej współpracować, jesteśmy gotowi wesprzeć go w przygotowaniu do audytu. Praca kupca nie kończy się w momencie zrealizowania dostawy, wtedy otwiera się kolejny etap
Zasada numer dwa: być wiernym swoim zasadom
Świat, w którym żyjemy ciągle się zmienia – jako świadomi konsumenci coraz częściej zwracamy uwagę nie tylko na jakość produktu, ale także na warunki pracy i przestrzeganie norm etycznych w przedsiębiorstwach. I tu właśnie dużą rolę odgrywa dział zakupów. Jeśli jako firma chcemy, by nasze produkty odpowiadały na te oczekiwania, wspomniany dział powinien zadbać o dobór właściwych dostawców, urzeczywistnić nasze założenia co do misji, wizji i wartości firmy.
W naszej firmie preferujemy dostawców, którzy pozytywnie przeszli audyt zapewniający bezpieczeństwo produktom tj. BRC lub IFS oraz audyt etyczny w zakresie poszanowania praw człowieka, warunków pracy, higieny, bezpieczeństwa oraz ochrony środowiska w oparciu o wymagania standardów BSCI czy SMETA. Dodatkowo wielu naszych klientów przeprowadza własne audyty, których przejście jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia współpracy. Ważna jest dla nas także troska o środowisko naturalne, dlatego współpracujemy z dostawcami, którzy wykorzystują komponenty oznakowane logo FSC potwierdzające odpowiedzialne gospodarowanie zasobami leśnymi. Dopiero spełnienie wymagań dotyczących kryterium jakościowego, kosztowego i etycznego oraz odpowiednie możliwości operacyjne dają solidne podwaliny do rozpoczęcia współpracy i zbudowania długofalowej relacji biznesowej
Warto cenić swoich partnerów biznesowych – w końcu to oni są najlepszą wizytówką firmy i wiele mówią o nas samych
