Zaległy urlop to niewykorzystany czas wolny z poprzedniego roku, który należy rozpocząć najpóźniej do 30 września roku następnego. – To rozwiązanie chroni pracownika, a jednocześnie nakłada konkretne obowiązki na obie strony stosunku pracy – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl. - Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, np. przy zakończeniu zatrudnienia, a jeśli urlop nie zostanie rozpoczęty w terminie, roszczenie przedawnia się po trzech latach.
Pracownik ma prawo do wypoczynku, ale jego realizacja wymaga współdziałania z pracodawcą. Zgodnie z przepisami nie może on zrzec się urlopu ani przekazać go innej osobie – to prawo niezbywalne. Obowiązkiem pracownika jest składanie wniosków urlopowych, proponowanie terminów i zgłaszanie gotowości do wykorzystania wolnych dni. Jeżeli jednak pracodawca wskaże termin wykorzystania urlopu, pracownik jest zobowiązany go uszanować. – Odmowa może zostać potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i prowadzić do konsekwencji dyscyplinarnych –
zaznacza ekspertka Systim.pl. Dodatkowo przepisy wskazują, że chociaż urlop nie przepada, to jego dochodzenie jest ograniczone trzyletnim terminem przedawnienia – po tym okresie roszczenie wygasa.
Po stronie pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za prawidłowe gospodarowanie urlopami. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy ma on obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września roku następnego. Jeżeli pracownik nie składa wniosków, pracodawca powinien samodzielnie wyznaczyć termin i skierować pracownika na urlop, nawet bez jego zgody – taki obowiązek wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, które podkreśla nadrzędny charakter prawa do wypoczynku. Pracodawca powinien też uwzględniać plan urlopów w harmonogramie pracy i dbać o równomierne rozłożenie nieobecności w zespole. Zaniechanie w tym zakresie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika w rozumieniu art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy i może skutkować grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Jak podkreśla Beata Tęgowska – To właśnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe planowanie i organizację procesu udzielania urlopów, a niedopełnienie tego obowiązku naraża go zarówno na konsekwencje finansowe, jak i utratę zaufania pracowników.
Zaległy urlop wypoczynkowy to narzędzie prawne, które z jednej strony chroni zdrowie i dobrostan pracownika, a z drugiej wymaga od pracodawcy skrupulatności w zakresie planowania i nadzoru. Pracownik nie może zrezygnować z prawa do odpoczynku, a pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby urlop został udzielony w odpowiednim czasie. – Świadome i odpowiedzialne podejście do kwestii urlopowych pozwala uniknąć sankcji, usprawnia organizację pracy i zwiększa satysfakcję zatrudnionych – ocenia ekspertka Systim.pl.
Urlop nie jest więc tylko formalnością, lecz realnym narzędziem ochrony przed wypaleniem zawodowym i zapewnienia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dodatkowo, przestrzeganie przepisów w tym zakresie buduje wizerunek pracodawcy jako rzetelnego i dbającego o interesy zatrudnionych, co może mieć kluczowe znaczenie dla retencji i motywacji pracowników. Prawidłowe zarządzanie urlopami zmniejsza także ryzyko sporów sądowych i kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, która szczególnie wnikliwie analizuje przypadki niewykorzystanych urlopów. - Ostatecznie zaległy urlop to nie tylko obowiązek prawny, ale także inwestycja w efektywność organizacji i długoterminowe bezpieczeństwo relacji pracowniczych – podsumowuje Beata Tęgowska.
