W 2025 r. wchodzi w życie szereg istotnych reform, które mogą wymagać dużych zmian organizacyjnych, zebrania dodatkowych danych oraz w wielu przypadkach dostosowania systemów finansowo-księgowych. Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i doradztwie w zakresie zgodności podatkowej w środowisku międzynarodowym, wyjaśnia na co muszą przygotować się przedsiębiorcy.
Prowadzenie działalności gospodarczej poza krajem a VAT
Jedną z najbardziej kluczowych zmian wchodzących od 1 stycznia 2025 r. będzie zmiana w zasadach korzystania ze zwolnienia podmiotowego dotycząca zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorców w całej Unii Europejskiej. Obecnie, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą nie tylko w kraju ojczystym, ale też w innych państwach członkowskich w których nie posiadają siedziby, muszą zarejestrować się do celów VAT i rozliczać podatek za granicą, wypełniając wszystkie lokalne przepisy w tym zakresie. Jest to szczególnie uciążliwe dla małych przedsiębiorstw ze względu na ich ograniczone zasoby. Od stycznia taka rejestracja nie będzie już konieczna. Podatnik będzie mógł skorzystać z procedury SME, czyli zwolnienia transgranicznego, pod warunkiem składania kwartalnych informacji o obrotach osiąganych w każdym państwie członkowskim UE.
– Ważne dla małych podatników jest to, że nie ulega zmianie limit obrotów sprzedaży uprawniający do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego VAT. W efekcie firmy, które w danym roku nie przekroczyły 200 tys. zł przychodów, a także firmy rozpoczynające działalność w trakcie roku, do momentu osiągnięcia przez nie wspomnianego limitu obrotów, proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności, nie muszą naliczać VAT, a tym samym wysyłać JPK. Bardzo ważne jest przy tym, by pilnować momentu przekroczenia tej wartości sprzedaży
– wyjaśnia Marzena Janta-Lipińska.
– Powyższe zwolnienie podmiotowe VAT nie przysługuje przedsiębiorcom, którzy sprzedają m.in towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, (np. wyroby jubilerskie), czy świadczą usługi doradcze, prawnicze, jubilerskie – zaznacza.
Co zrobić, by skorzystać ze zwolnienia?
Jak wyjaśnia ekspertka, by skorzystać ze zwolnienia, podatnik składa właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, tzw. „uprzednie powiadomienie”. Podatnik korzystający z takiego zwolnienia otrzyma indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX.
Ponadto podatnicy korzystający ze zwolnienia w państwie członkowskim, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej, będą obowiązani – poza limitem krajowym zwolnienia (200 tys. złotych przychodu) – do przestrzegania także ogólnego limitu UE (100 tys. euro obrotu). Po przekroczeniu któregokolwiek z tych limitów prawo do zwolnienia przestaje przysługiwać.
Warunkiem zwolnienia podmiotowego jest spełnienie lokalnych warunków, a także roczny obrót (bez podatku VAT) w Unii Europejskiej w poprzednim i bieżącym roku nie może przekroczyć kwoty 100 tys. euro (próg unijny).
– Co ważne, samo zarejestrowanie jako czynny podatnik VAT już po przekroczeniu limitu sprzedaży nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku rozliczenia należnego podatku i złożenia deklaracji VAT za okresy, w których powinien być już czynnym podatnikiem. Dodatkowo, do wartości wpłaconego podatku VAT należy doliczyć także odsetki od zaległości podatkowych
– mówi Janta-Lipińska.
Należy też pamiętać, że od stycznia zmieni się sposób wyliczania limitu zwolnienia (który wynosi obecnie 200 tys. zł). Od 2025 r. do limitu należy wliczać również wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) oraz usług reasekuracyjne, w sytuacji, w której nie będą miały one charakteru pomocniczego.
JPK CIT – ważne zmiany w raportowaniu
Kolejną dużą zmianą są przepisy dotyczące JPK CIT. Stanowią one kontynuację wcześniejszych zmian dotyczących samego JPK jako instrumentu pozwalającego uporządkować i kontrolować kwestie związane z VAT. W ślad za wprowadzonym i funkcjonującym już od 2016 roku (2017 dla małych i średnich firm) JPK VAT, przyszła pora na wdrożenie kolejnego narzędzia ułatwiającego monitorowanie, analizowanie i wykrywanie nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych dot. podatku dochodowego - JPK CIT. Narzędzie to pozwoli na pełen monitoring wszystkich operacji podatkowych dokonywanych przez firmy w czasie rzeczywistym, a tym samym na błyskawiczne reakcje na wszelkie sygnały o nieprawidłowościach.
– Intensyfikacja cyfryzacji systemu podatkowego z pewnością wpływa i zmienia obowiązki spoczywające na przedsiębiorcach. Od 1 stycznia 2025 roku najwięksi podatnicy CIT (przychód powyżej 50 mln EUR) będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie w formie elektronicznej i corocznego przesyłania struktury JPK-CIT do organów podatkowych. Wprowadzenie w życie dodatkowego obowiązku oznacza konieczność podjęcia zmian w sposobie księgowania. Będzie wiązało się to z dodaniem nowych pól w systemach, które pozwolą na przygotowanie mapowania kont na plan kont wskazanych w jednym z 7 słowników
– zauważa Marzena Janta - Lipińska.
Nowe rozporządzenie określa także zakres dodatkowych danych, które podatnicy będą musieli wykazywać w prowadzonych księgach. Rozliczenia podatników staną się tym samym przedmiotem regularnego monitorowania przez organy podatkowe.
JPK CIT to nazwa ogólnie odnosząca się do dwóch oddzielnych schematów danych xml tj.: JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR, i dotyczy wszystkich podatników CIT. Natomiast resort Finansów przewidział trzy terminy zróżnicowane ze względu na wysokość przychodów i status czynnego podatnika VAT.
- za 2025 rok (wysyłka w 2026 roku) – w przypadku podatników CIT, których przychody przekraczają 50 mln EUR,
- za 2026 rok (wysyłka w 2027 roku) – w przypadku pozostałych podatników CIT, którzy zobowiązani są do przesyłania pliku JPK_VAT,
- za 2027 rok (wysyłka w 2028 roku) – w przypadku pozostałych podatników CIT.
Na nowe przepisy powinny zwracać uwagę szczególnie nowe firmy, które niejako zawsze są pod wzmożoną obserwacją, ale też duże korporacje i grupy kapitałowe czy firmy wykazujące straty lub nadpłaty/kwoty do zwrotu (zwłaszcza w przyspieszonym trybie).
W przypadku nowych firm, ale nie tylko, nieoceniona jest na pewno rola audytu otwarcia. Raport otwarcia opracowany przez eksperta pozwala na ocenę stanu faktycznego działalności wycelowanej na zidentyfikowanie potencjalnych obszarów nadużyć, niegospodarności i nieprawidłowości. Daje możliwość zebrania szczegółowych informacji na temat działalności w istotnych obszarach funkcjonowania i wdrożenia działań naprawczych. Taki, nawet jednorazowy przegląd procesów i ukierunkowanie działań finansowych, może być nieocenioną pomocą dla firmy, bez ponoszenia stałych kosztów miesięcznych.
