Masz problemy ze wzrokiem i według zaleceń lekarza powinieneś nosić okulary korekcyjne, a równocześnie każdego dnia pracujesz wiele godzin przed monitorem komputera? Sporo osób nie wie, że w takiej sytuacji pracodawca musi „dołożyć się” do ich zakupu. A procedura jest banalnie prosta.
Sytuacja zaobserwowana przez dziennikarza serwisu FilaryBiznesu.pl w salonie optycznym. Mężczyzna w średnim wieku kupował nowe okulary, a sprzedawczyni zapytała, czy chce fakturę.
„Nie, nie potrzebuję, bo pracuję na etacie” – odpowiedział.
„Ale może Pan w swojej firmie starać się o refundację kosztów zakupu, nawet całej ceny” – odpowiedziała kobieta.
Klient wyraźnie zaskoczony, z uwagą wysłuchał co należy zrobić i oczywiście poprosił o fakturę.
Ta scenka sprowokowała nas, aby poświęcić nieco uwagi zagadnieniu, bo przepisy w tej kwestii są korzystne dla pracownika. Ma to ścisły związek z obowiązkiem każdego przedsiębiorcy zapewnienia odpowiednich warunków pracy. W art. 207 Kodeksu pracy, w paragrafie 1 wręcz stwierdzono:
„Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy”.
W następnym paragrafie podkreślono, że szef firmy „jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki”.
Bardzo ważny jest również art. 2376 paragraf 1 Kodeksu pracy, który brzmi:
„Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”.
To są jednak zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak się jednak do tego ma kwestia „darmowych” okularów? Regulują to inne przepisy, a fundamentalne jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z grudnia 1998 r., w którym zaznaczono:
„Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.
Ogólne reguły są więc doskonale znane od bardzo dawna, ale przysłowiowe schody się zaczynają, gdy padają pytania o kluczowe detale. Jak często można się starać o dofinansowanie do zakupów okularów korekcyjnych? Jaka kwota podlega zwrotowi? Niestety, w tych kwestiach brakuje regulacji w polskim prawie. Eksperci przyznają, że tego typu rozwiązania powinny być wskazane w wewnętrznych regulaminach firm.
„Żeby pracownik mógł uzyskać dofinansowanie do okularów i zwrot kosztów ich przygotowania, konieczne będzie dostarczenie pracodawcy zaświadczenia od lekarza medycyny pracy - wskazującego na konieczność stosowania okularów korekcyjnych do pracy. Niezbędna będzie także faktura potwierdzająca zakup okularów oraz wniosek o dofinansowanie zakupu okularów. Niektórzy pracodawcy już w regulaminie wewnątrzzakładowym ustalają określoną kwotę refundacji, do jakiej należy się „zmieścić” z kosztem nowych okularów oraz częstotliwość, z jaką można składać wnioski o dofinansowanie okularów przez pracodawcę” – podkreśla serwis soczewki24.pl
Pracodawca nie może jednak określić, że refunduje koszt okularów np. raz na trzy lata. Może bowiem zaistnieć sytuacja, że pracownikowi pogorszy się wzrok wskutek wykonywania zawodowych obowiązków i wtedy termin, jaki minął od poprzedniej wizyty w salonie optycznie nie ma znaczenia. Decyzja tak naprawdę zależy od wskazań okulisty.
„W regulaminie też powinny znaleźć się inne zasady refundacji, np. czy pracodawca refunduje tylko szkła, czy również oprawki. Ze względów praktycznych wydaje się istotne, aby on sam określił, co i w jaki sposób zamierza refundować. Istnieje bowiem bardzo duża rozpiętość cen opraw okularowych i wydaje się, że kwota refundacji powinna pokryć zakup okularów w podstawowym standardzie” – wyjaśnia poradnikprzesiebiorcy.pl
Swego czasu pojawił się dylemat, czy to dotyczy również pracy przy laptopie, bo cytowane wcześniej rozporządzenie pochodzi z lat ’90 i nieco odstaje od obecnych realiów. Jak przypomina serwis poradnikprzedsiębiorcy.pl, w 2012 r. wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy, który kategorycznie stwierdził: „również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy”.
I właśnie, fundamentalny w tej sprawie jest czas spędzany przez monitorem w ramach zawodowych obowiązków. Trzeba spełnić jeden warunek, czyli wspomnianą „połowę dobowego czasu pracy”, czyli minimum cztery godziny dziennie.
Warto jeszcze zaznaczyć, że środki otrzymane w ramach refundacji za zakup zaleconych przez lekarza okularów korekcyjnych, nie podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
